Hoy en día muchas personas trabajan en casa, por lo que necesitan acondicionar un rincón o habitación del hogar para que desempeñe la función de despacho. Cuanto más grande sea este espacio, mejor, especialmente si se necesita almacenar una gran cantidad de papeles o utensilios de trabajo. No obstante, para que el trabajo sea eficiente, lo importante no es cuánto espacio haya sino cómo esté organizado. Saber dónde está cada cosa para encontrarla rápidamente ahorrará mucho tiempo. Si necesitar organizar el despacho, no te pierdas estos consejos.
Deshazte de todo lo que no es necesario
En el despacho deben guardarse las cosas imprescindibles para realizar el trabajo diario. Todos aquellos papeles, herramientas o artículos de papelería que no se utilicen hay que tirarlos. Lo mejor es sacarlo todo de su sitio para eliminar lo que no haga falta y después colocar las cosas de forma organizada.
Archiva los documentos
Uno de los mayores problemas en los despachos es la acumulación excesiva de documentación. No todos los papeles hay que guardarlos de forma indefinida, sino que normalmente dejan de tener validez en un determinado tiempo. Por ello es recomendable conocer los plazos y triturar los documentos pasada la fecha de utilidad.
Con respecto a aquellos documentos archivados que hay que conservar pero que no se usan habitualmente, una posibilidad es guardarlos en cajas fuera de la oficina. En caso de que la habitación sea grande, se puede instalar un armario o archivador en el que ir guardando de forma organizada toda la documentación. También las cestas pueden ser buenas aliadas para guardar papeles, ya que quedarán más bonitas que los archivadores si se colocan en una estantería.
Organiza los cajones
Los cajones cercanos a la mesa deben servir para guardar los papeles o materiales más utilizados. Para favorecer su uso, lo mejor es colocar dentro bandejas para separar los papeles y cajitas en las que clasificar los materiales de oficina: clips, blocs de notas, sobres…
Despeja la mesa
Sobre la mesa debe haber el mínimo número de elementos posible, para que se pueda trabajar en ella con total comodidad. Además del ordenador y la agenda, puede haber alguna bandeja para papeles y pequeños contenedores para bolígrafos y otros artículos de papelería.
Cuida los cables
Con el uso de las nuevas tecnologías se multiplican los cables que hay que utilizar: ordenador, wifi, impresora… Para evitar que se estropeen, es importante tenerlos organizados, etiquetados y, si es posible, ocultos bajo una canaleta. No obstante, si es posible, lo mejor es deshacerse de cables y recurrir a dispositivos inalámbricos.
Instala un planificador y un corcho
La organización en una oficina no sólo hace referencia a lo material, sino también al tiempo. Tener presentes las citas y las fechas de entrega es imprescindible para desarrollar el trabajo con eficiencia. Por eso es recomendable colgar de la pared un calendario mensual o semanal para ir apuntando las citas, objetivos y entregas pendientes. Asimismo, puede ser recomendable instalar al lado una pizarra en la que reflejar recados o notas.
¿Y si el despacho es pequeño?
Si el despacho es demasiado pequeño para colocar cajoneras, archivadores y muebles existen algunas soluciones. Se puede, por ejemplo, instalar un panel con ganchos del que colgar botecitos para guardar material de oficina. En lugar de ganchos también se puede colocar un panel metálico en el que los compartimentos se sujeten con imanes. Otra idea es colocar archivadores de pared detrás de la mesa para tener a mano los documentos más importantes.
Elige un buen mobiliario
Además de tener una oficina bien organizada, la comodidad es imprescindible para realizar bien el trabajo. La silla debe adaptarse a la anatomía y resultar cómoda para la espalda, ya que pasar muchas horas sentado puede provocar contracturas. Con respecto a la mesa, en función del tipo de trabajo que se realice, se deberá escoger una u otra. Por ejemplo, si se trabaja con ordenador será necesario una mesa grande para que quepa cómodamente mientras que, si se dibuja, es recomendable elegir una mesa inclinada.
Una vez que todo el despacho está bien amueblado y organizado, es imprescindible mantenerlo. Para ello hay que revisar diariamente el espacio al terminar la jornada laboral, colocando cada cosa en su sitio y apagando los aparatos electrónicos.
